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24 mai 2018

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28 février 2018

5 mauvaises et 5 bonnes raisons de mesurer la collaboration

Les projets de collaboration sont souvent d’ordre politique, conceptuel et difficile dans le monde de l’entreprise, car ils traitent du comportement humain. Le comportement humain dans le monde des affaires est difficile à gérer. L’utilisation de la collaboration est une illustration du comportement humain dans le monde numérique.

Alors pourquoi les mesurer ?

 

5 mauvaises raisons de mesurer la collaboration

Le but de ces mauvaises raisons est d’exclure certaines des discussions qui surviennent lors de l’analyse de la collaboration qui ne prennent pas le problème en considération :

#1 : L’Analytics est la tendance à suivre !

#2 : Suivi du mauvais comportement : feedback négatif / partage document sensible auprès d’utilisateurs externes / groupes créés pour les activités extra-professionnelles

#3 : Suivi du volume de documents

#4 : Comparez votre propre collaboration avec celle de vos collègues

 

5 bonnes raisons de mesurer la collaboration

#1 : Auditer la collaboration avec des informations tangibles

Que votre entreprise démarre un projet de collaboration avec une expérience existante ou qu’elle ait démarré sans planifier, l’audit avec un outil d’analyse est utile pour comprendre comment votre entreprise collabore. Un audit efficace vous aidera à comprendre :

  • Quel est l’outil favori de l’entreprise : emails, Skype, Yammer, SharePoint, Teams ?
  • Qui sont les utilisateurs, non seulement la liste exhaustive, mais identifier s’ils sont des utilisateurs mensuels ou quotidiens, travaillant sur un projet particulier de quel département ou pays…
  • Quel contenu est populaire et apporte du trafic, des réactions?
  • Au sein des groupes et des sites, quelles sont les fonctionnalités les plus utilisées, quels sont les types d’utilisateurs (selon différents critères)
  • Identifier pourquoi cela fonctionne plus pour certains groupes que pour d’autres (projets, équipes internationales, petits ou grands groupes)

A partir de cet audit, vous obtiendrez des informations tangibles mettant en évidence les résultats positifs et négatifs et en déduire les opportunités ou les obstacles à la mise en œuvre des outils de collaboration.

 

#2 : Sélectionner les KPI correspondant aux objectifs de votre entreprise

Votre entreprise a acheté des licences Office 365 et vous êtes en charge de déployer les outils.

Dans un premier temps, vous pouvez commencer par des objectifs quantitatifs pour mesurer le nombre d’utilisateurs connectés et la quantité d’activités sur la plateforme et montrer la croissance de l’activité.

Le déploiement d’une telle plateforme connait toujours un lent démarrage puis un rapide enthousiasme générant beaucoup de connexions (grâce aux communications corporate notamment). Malheureusement les utilisateurs finissent souvent par se perdre, car ils ne savent pas pourquoi ils l’utilisent et l’activité diminue.

Pour éviter d’observer passivement ce processus d’adoption, vous devrez définir des objectifs à atteindre avec un plan d’action.

Souvent la « transformation digitale», est l’objectif principal de l’outil de collaboration, mais qu’est-ce que cela signifie ? En fait, il suffit de lier les objectifs à la stratégie en trouvant les cas d’usages qui aideront une équipe ou un service à contribuer aux objectifs de l’entreprise.

Si le COMEX décide d’améliorer l’expérience client, cela peut se décliner par développer le social selling au sein de l’équipe commerciale et améliorer le processus support. Pour ces 2 cas précis, la traduction fonctionnelles pourrait être de créer des groupes dans Yammer : pour l’équipe commerciale le groupe servirait à monter en compétences et pour l’équipe support, l’intérêt serait d’inclurer tout ou partie de l’équipe technique pour fluidifier la résolution de problème.

Une fois que vous connaissez les objectifs et que vous mettez en place des usages correspondants, vous suivrez les indicateurs qui ont un sens dans le contexte de votre entreprise.

 

#3 : Personnaliser le plan de formation et de communication

Une fois que vous avez défini les objectifs et compris les différents types de profils de collaboration dans votre entreprise, vous pouvez concevoir un plan de formation spécifique.

Souvent, lors du lancement d’une nouvelle plate-forme, un seul programme de formation est attribué à tout le monde en vantant ses bénéfices notamment pour améliorer votre efficacité personnelle et votre collaboration.

Donc, si vous concevez un programme de formation pour chaque type de profil en leur montrant comment améliorer leurs tâches quotidiennes, les utilisateurs seront plus susceptibles d’utiliser les nouveaux outils au quotidien.

 

#4 : Suivez les changements depuis le début

Dans la plupart des projets, il y a une transformation d’une situation existante à une nouvelle situation, par conséquent des changements dans les comportements de collaboration. La mesure du changement est la manière d’évaluer le déploiement.

Si vous incluez les analyses de collaboration dès le début et sur la base des objectifs définis, vous aurez suffisamment de recul pour expliquer les variations d’activité.

De plus, vous pourrez illustrer la transformation tout au long du projet auprès de la direction en montrant des résultats justifiants de l’utilité de la plateforme.

 

 #5 : Fournir des rapports à votre direction pour illustrer le retour sur investissement avec des exemples

Maintenant que vous savez pourquoi vous déployez les outils de collaboration et que vous savez comment aider les utilisateurs à en tirer parti, vous pouvez fournir un exemple concret de retour sur investissement à votre responsable.

En effet, les outils de reporting sont monnaie-courante dans les comités de pilotage, mais si vous n’avez pas d’histoire à raconter, vous n’aurez que des KPI positifs ou négatifs sans savoir les exploiter. Avec une histoire, c’est-à-dire les objectifs,  il est possible d’expliquer un tableau de bord en lien avec le processus de d’adoption de la plateforme.

Lors de la présentation d’un tableau de bord à votre direction, gardez à l’esprit d’expliquer le contexte, la formation et la communication, les résultats positifs et les nouveaux objectifs que vous avez décidé de redéfinir en réaction à la réalité du terrain.

23 février 2018

Office 365 Adoption Pack : forces et faiblesses

Pourquoi faire?

Accessible depuis l’administration centrale de O365 ou l’app launcher, le tableau de bord de l’adoption de Office 365 permet aux clients de Microsoft de savoir si les collaborateurs utilisent O365. En effet, les clients allouent souvent beaucoup de budget et de temps à déployer les outils collaboratifs et il est donc essentiel d’en connaître l’utilisation et plus particulièrement :

# Quel produit est plus ou moins utilisé?

# Est-ce que les licences attribuées sont utilisées ?

# Comment justifier le retour sur investissement?

 

Comment ça marche?

Pour y accéder, l’administrateur de la plateforme Microsoft doit activer la licence gratuite de Power Bi et l’application O365 Adoption Preview. Puis dans les 24h les calculs seront disponibles dans les tableaux de bord. Si vous êtes un utilisateur final, vous devrez demander à l’administrateur de O365 de vous donner un droit de lecteur de rapport (report reader role).

Une fois dans l’application, la page d’accueil affiche de nombreux graphes donnant une très bonne première impression. Puis vous serez dirigés vers l’un des 19 onglets, soit plus ou moins 2 onglets par produit (Skype, SharePoint, Yammer, Exchange, OneDrive)

 

Les 4 points forts

#1 Gratuit et accessible depuis Office 365

Une fois disponible et avec les droits, vous pourrez y accéder à partir de la tuile PowerBi de l’app launcher. En plus, si vous avez une licence E5 vous aurez accès depuis l’application mobile.

 

#2 Utilisateurs actifs sur l’ensemble des applications O365

Grâce à l’onglet « Adoption Overview » il est facile de répondre rapidement à la question  « quel est l’outil collaboratif préféré » des utilisateurs d’ O365 parmi Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype, Yammer.

Vous pouvez suivre l’évolution sur 12 mois d’utilisateurs actifs sur l’ensemble des licences activées,  mais aussi le % d’utilisateurs récurrents d’un mois à l’autre et connectés pour la premières fois. Cela donne le premier niveau d’information, à savoir est ce qu’ils accèdent aux applications ou non.

L’onglet « Product Usage » offre une analyse plus fine par fonctionnalité de chaque produit, ainsi que le nombre d’utilisateurs uniques.

 

#3 Les grandes tendances en collaboration et en communication

L’onglet « collaboration trends » focalise sur la quantité de documents stockés, en mixant des indicateurs de OneDrive et SharePoint pour répondre à la question « Où les utilisateurs stockent le plus de documents? ». Ensuite, pour chaque outil des diagrammes répondent à la question « les documents sont ils plus consultés par leurs propriétaires ou d’autres utilisateurs? », cela permet de vérifier si la collaboration se fait via OneDrive ou SharePoint.

En bas à gauche, il y a le total de documents dans SharePoint et dans OneDrive donnant un rapide aperçu du volume dans l’un ou l’autre.

Dans la même logique avec l’onglet communication vous pourrez savoir comment les utilisateurs communiquent en quantité d’activités et en quantité et utilisateurs uniques  par produit, Skype, Exchange et Yammer.

 

#4 Idéal pour suivre l’adoption au lancement du projet

Un projet de transformation digitale commence souvent par le déploiement d’outils collaboratifs (digital workplace, Skype, Yammer, SharePoint, …) et l’accompagnement au changement est prévu dans un second temps, faute de pouvoir tout gérer financièrement et humainement dès le début du projet.

L’adoption pack permettra de vérifier post lancement si les utilisateurs ont une activité ou non sur la plateforme de façon binaire, connectés ou pas.  A ce stade il est souvent trop tôt pour analyser les usages, notamment au sein de chaque site (indicateurs non disponibles, dans l’adoption pack).

Autrement dit, si vous souhaitez mesurer l’efficacité d’une communication visant à attirer les utilisateurs sur la plateforme, l’Adoption Pack suffit très bien.

 

Les 4 limites de l’adoption pack et pourquoi utiliser Tryane en complément

#1 Interface utilisateur complexe

Au premier abord, lorsqu’on ne connaît pas l’application, il y a beaucoup de graphes, certes jolis mais trop nombreux et similaires pour en sortir une information utilisable en une visite.

L’interface propose trop d’onglets rendant difficile l’accès à l’information recherchée. Puis au sein de chaque tableau de bord, les libellés des graphes et des indicateurs sont difficiles à comprendre et donc peu exploitables.

 

#2 Impossible de personnaliser

Pour personnaliser les tableaux de bord, il est nécessaire d’avoir une licence E5, une souscription Azure ainsi que des compétences aguerries dans le domaine de la data et base de données.

Avec Tryane, il est possible d’ajouter des filtres grâce aux propriétés existantes dans l’active Directory, mais aussi de choisir les graphes favoris et customiser la mise en page par glisser/déposer avant de le partager sous forme de page web. Ou bien, il est aussi possible de télécharger au format image toutes les pages.

 

#3 Délégation des droits

Si vous n’êtes pas administrateurs, vous devez demander à votre département IT de vous donner des droits de lecteur de rapport. Avec ces droits vous ne pourrez pas personnaliser ou partager les tableaux de bord, aucun export n’est possible.

Avec Tryane, tous les propriétaires de sites peuvent accéder aux tableaux de bord de leur site ou groupe et le tout en 1 clic via l’application Tryane, sans l’aide d’administrateur de plateforme SharePoint ou Office 365.

Donner accès aux indicateurs d’adoption aux community managers c’est les rendre responsables de l’animation de leur équipe et leur donner un moyen de détecter quels contenus ou quels contributeurs permet de créer du trafic et de la collaboration.

 

#4 Pertinence des indicateurs

Les indicateurs proposés dans l’adoption pack sont les sommes de documents, de quelques fonctionnalités ou de personnes : l’analyse est orientée volume et par outil. Quel est l’intérêt de savoir combien de documents il y a dans l’ensemble de la plateforme SharePoint, sans connaître à minima la répartition par site ? Ce sont des informations au niveau global de l’application n’apportant aucune analyse fine au niveau des groupes Yammer et sites SharePoint, comme savoir quel document est le plus populaire.

En effet, les outils collaboratifs sont utiles pour les groupes qui ont des objectifs communs, comme la production de contenus pour des projets et impliquant souvent divers départements.

Le besoin de travailler en équipe est la raison qui poussera les utilisateurs à utiliser les outils collaboratifs. Mesurer la collaboration au niveau du groupe est essentiel pour comprendre les mécanismes de collaboration et les développer davantage via des plans d’actions ciblés.

Grâce à l’analyse des activités et contenus d’un groupe, on peut suivre l’évolution des pratiques et vérifier que l’accompagnement permet de transformer les façons de travailler en profondeur et durablement.

Enfin, personnaliser les tableaux de bord avec des critères organisationnels permet d’approfondir l’analyse et notamment identifier les Business Unit les plus actives, les groupes transverses impliquant un grand nombre de départements ou encore savoir quels type de profil (fonction, pays, branche…) consulte le plus l’intranet.

Si Microsoft prévoit d’apporter des améliorations à cette application, elle ne seront pas disponibles en version gratuite et l’interface utilisateur restera elle inchangée.

Voici le webinar présenté par Amanda Kerdal et Nicolas Saliba, CEO et fondateur de Tryane qui apporte plus d’exemples (version française) .

28 juillet 2017

URGENT – Recherche Développeur Fullstack

LE POSTE

Nous recherchons un développeur ayant le désir de rejoindre une équipe de développement conviviale et expérimentée.

Nous adorons la technologie et misons sur des solutions innovantes pour mettre en œuvre une architecture robuste et répondre aux défis techniques que nous rencontrons.

Notre infrastructure technique nous permet de développer en intégration continue et de déployer au fil de l’eau sur une plateforme de production hautement scalable et cela sans interruption de service (+99% de disponibilité depuis le lancement).

Notre processus de développement repose sur les méthodes agiles où l’accent est mis sur la communication et l’échange pour trouver les bonnes solutions. Nos itérations courtes nous permettent d’avoir le recul nécessaire pour livrer rapidement tout en améliorant nos process de travail. Nous privilégions toujours les bonnes pratiques à la précipitation.

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13 juin 2017

URGENT – Hiring a Machine Learning Engineer

ABOUT TRYANE

Innovative Parisian startup, Tryane is part of the French Tech scene and the EBG Top 100 which distinguishes the 100 most promising French startups with a global potential. With the current boom of social tools like Enterprise Social Networks (Yammer, Jive, IBM Connections), organizations need to get more insights on their productivity gains through advanced analytics. Tryane is one of the global leaders with its analytics SaaS platform with 2.5M+ collaborators monitored on the platform (1,500+ organizations). We plan on launching several new SaaS solutions in the coming months in order to become the leader of the Collaboration Intelligence market.

POSITION

Tryane has already begun leveraging the collaboration data of 2.5M+ collaborators B2B worldwide by building a benchmarking platform which allows any customer to compare his performance with similar organizations. Tryane plans to use Machine Learning algorithms to build the intelligence layer of its next
generation platform.

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